1目的
確保冶煉廠錫原料采購符合《負責(zé)任礦物審驗流程》要求，認真履行企業(yè)社會責(zé)任，建立規(guī)范、科學(xué)、有效的申訴機制，允許公司的相關(guān)方（受影響人員或舉報者）說出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮并得到妥善處理。
2依據(jù)
《負責(zé)任礦物審驗流程錫和鉭的審驗標準》、《云南錫業(yè)股份有限公司負責(zé)任采購管理手冊》、《云南錫業(yè)股份有限公司供應(yīng)鏈政策》
3適用范圍
本程序適用于本公司的相關(guān)方及本公司涉及負責(zé)任礦物采購相關(guān)工作的部門、單位及人員。
4 管理機構(gòu)及職責(zé)
公司設(shè)立申訴工作處理小組，負責(zé)管理申訴機制以及初步處理申訴事項，成員單位由冶煉分公司、錫業(yè)分公司、云湘礦冶公司、審計法務(wù)部、市場運營中心等組成，工作組負責(zé)對申訴的處理。
5 工作程序
5.1申訴信息的收集
公司設(shè)立聯(lián)系/申訴電子郵箱，電子郵箱地址：[email protected], 電子郵箱地址在公司對外公布供應(yīng)鏈政策中予以公布，電子郵箱用于接收相關(guān)的詢問和申訴。
工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負責(zé)任礦物供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。
5.2申訴的內(nèi)容
相關(guān)方對公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內(nèi)容：
包含申訴方的名稱和聯(lián)系信息，并由申訴方的法定代表人簽字；
具體說明向何種決定提起申訴及理由；
附相關(guān)書面證據(jù)；
具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題；
5.3 申訴信息的分類
公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。
5.3.1一般信息：相關(guān)方對公司負責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問卷等。
5.3.2 特殊或重要申訴信息：
管理不符合RMAP要求的信息；
對公司的礦物采購涉及公司識別的高風(fēng)險區(qū)域的信息；
對公司的礦物采購不符合公司的供應(yīng)鏈政策的信息。
5.3.3不予受理信息：
瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或似乎是為了獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴。
沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。
5.4 申訴的處理
申訴處理小組工作組應(yīng)在收到申訴后 10 個工作日內(nèi)確認收到申訴，在基于申訴是否符合5.3的基礎(chǔ)上確認接受或拒絕申訴。
如果申訴被拒絕，應(yīng)向申訴方提供書面解釋，并記錄在申訴登記冊中。不得采取進一步行動。
對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個工作日內(nèi)對上訴或投訴進行調(diào)查、審查和裁決。處理小組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下可能需要額外的時間。申訴處理小組應(yīng)采取合理措施，包括召開一次或多次會議，以作出合理決定。這類措施的例子包括:
咨詢專家
請求申訴方或其他人提供更多信息
申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。
申訴決定以書面形式傳達給申訴方，申訴決定應(yīng)包含：
申訴決定
申訴決定是如何以及何時做出的
任何新的建議
5.5申訴的記錄
申訴工作處理小組辦公室應(yīng)將收到的申訴記錄在申訴登記冊中，包括以下內(nèi)容:
何人何時提交申訴；
申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息；接受或拒絕決定；
6 信息保密
申訴信息接收后，由云南錫業(yè)專人負責(zé)信息的保存，信息審核的傳遞，信息的處理和反饋。公司鼓勵申訴人留下合理的聯(lián)系方式以便反饋申訴處理信息，未經(jīng)公司同意，禁止向與申訴無關(guān)人員透露任何內(nèi)容，如有違反，將按照公司獎懲條例處罰。
7 申訴者保護
受理人員對申訴信息嚴格保密。申訴材料應(yīng)作為機密級資料嚴格管理，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得調(diào)閱。嚴禁將申訴材料轉(zhuǎn)到被申訴方手中，嚴禁打擊報復(fù)舉報人，保護舉報人的合法權(quán)益，對嚴重泄密、導(dǎo)致舉報人合法權(quán)益受到損害的，移交司法機關(guān)處理。
8 糾正預(yù)防措施&持續(xù)改進
基于以上申訴機制，公司將根據(jù)疑慮、意見、建議或申訴內(nèi)容采取必要的糾正預(yù)防措施，并根據(jù)申訴機制實際運行中發(fā)現(xiàn)的問題進行持續(xù)改善。
